FPT Smart Cloud bứt tốc trong chiến dịch tinh gọn tài liệu toàn Tập đoàn

Trong chiến dịch tinh gọn hệ thống tài liệu quy mô toàn Tập đoàn FPT, FPT Smart Cloud là một trong những đơn vị hoàn thành sớm nhất và đạt thứ hạng Nhì, để lại dấu ấn không chỉ bằng tiến độ mà còn bằng chất lượng của từng tài liệu được rà soát, chỉnh sửa và ban hành lại. 

Chia sẻ về hành trình này, chị Trịnh Thị Hiền – Quản trị dự án Chiến dịch Tinh gọn tài liệu tại FCI – cho biết cảm xúc vẫn còn nguyên vẹn khi đại diện team nhận được thông tin khen thưởng. “Lúc nhận thông báo, cảm xúc của mình gói gọn trong ba chữ: vượt kỳ vọng! Vượt không chỉ vì hoàn thành trước hạn cuối năm đầy áp lực, mà còn vì cả tập thể cùng thống nhất một tinh thần chung: đã tinh gọn thì phải tinh gọn đến cùng, không chạy theo deadline mà bỏ qua chất lượng”. 

Không chỉ đơn thuần là một chiến dịch “chạy tiến độ”. Trong 45 ngày triển khai, đội ngũ đã thực hiện rà soát toàn bộ hệ thống tài liệu thuộc 13 sổ tay quy trình đang được ban hành. Mỗi phòng ban, mỗi chính sách, mỗi quy trình hay biểu mẫu đều được nhìn nhận như một mắt xích quan trọng trong chuỗi giá trị vận hành và cung cấp sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng. Chính vì vậy, yêu cầu đặt ra không chỉ là hoàn thành đủ, mà là hoàn thành đúng và gọn. 

Đóng vai trò quản trị dự án, chị Hiền ví mình như “keo dính” của toàn bộ chiến dịch tại cấp công ty. Bên cạnh việc xây dựng kế hoạch tổng thể và bám sát mốc tiến độ của PMO Tập đoàn, chị còn là kết nối các bên liên quan, rà soát các tài liệu, chủ động xử lý các nút thắt rủi ro và đảm bảo mọi nhóm đi đúng hướng. Song song với đó là phối hợp chặt chẽ của các trưởng bộ phận – những người chịu trách nhiệm trực tiếp cho từng sổ tay, từng nhóm tài liệu chuyên môn. 

Giai đoạn căng thẳng nhất của chiến dịch rơi vào hai tuần cuối trước vạch đích. Khi yêu cầu về tiến độ và chất lượng được đẩy lên cao, cơ chế làm việc cũng được nâng cấp theo hướng quyết liệt hơn. Từ việc báo cáo định kỳ, team chuyển sang trạng thái cập nhật hằng ngày, sẵn sàng đối ứng và giải trình ngay khi cần. Áp lực tăng lên đã tạo ra cú hích để cả tập thể bứt tốc. “Nhìn bảng công việc chuyển dần sang màu xanh mỗi ngày thực sự là động lực rất lớn. Đó là khoảnh khắc mọi mệt mỏi được bù đắp bằng cảm giác mình đang đi đúng hướng, cùng nhau” – chị Hiền chia sẻ.

Chiến dịch tinh gọn tài liệu được Tập đoàn FPT triển khai với mục tiêu xuyên suốt là làm nhẹ hệ thống vận hành, loại bỏ các tài liệu trùng lặp, lỗi thời và cập nhật lại để đảm bảo sự phù hợp với thực tiễn hoạt động hiện tại. Theo định hướng chung, các đơn vị thành viên cần rà soát, chỉnh sửa và chuẩn hóa lại hệ thống tài liệu đang áp dụng, qua đó tạo nền tảng cho việc vận hành linh hoạt, hiệu quả và minh bạch hơn trong dài hạn. 

Bên cạnh việc hoàn thành sớm tiến độ, chiến dịch tinh gọn tài liệu năm 2025 tại FPT Smart Cloud còn “về đích” với kết quả ấn tượng: 7,7% tài liệu ít sử dụng hoặc đã lỗi thời được hủy bỏ; 11,7% tài liệu được cập nhật, qua đó góp phần làm nhẹ hệ thống và chuẩn bị cho năm 2026. Tinh thần “Lean – Tinh gọn” tiếp tục được duy trì thông qua việc mỗi tài liệu ban hành đều có Process Owner (Chủ quản tài liệu) chịu trách nhiệm, được xem xét bởi các phòng ban liên quan, đồng thời đào tạo và áp dụng trong thực tế, nhằm đảm bảo tài liệu không chỉ đúng mà còn thực sự phát huy hiệu quả.

Việc FCI cán đích sớm hơn kế hoạch không chỉ đóng góp vào kết quả chung của Tập đoàn, mà còn phản ánh rõ tinh thần chủ động, trách nhiệm và cam kết chất lượng trong từng đầu việc. Điều này cũng tương đồng với tinh thần mà Tập đoàn FPT đang theo đuổi trong chiến dịch tinh gọn tài liệu, nhằm từng bước tối ưu hệ thống vận hành, giảm tải cho đội ngũ và nâng cao hiệu quả quản trị. 

Chiến dịch chính thức đã khép lại, nhưng với FPT Smart Cloud, tinh thần “Lean – Tinh gọn” không dừng lại ở một dự án hay một cột mốc thành tích, mà trở thành cách tiếp cận xuyên suốt trong việc xây dựng, cập nhật và vận hành hệ thống tài liệu, chính sách trong thời gian tới.

Dưa Lê