FPT Smart Cloud áp dụng quy định văn thư, lưu trữ mới 

Thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Quy định về văn thư, lưu trữ của Tập đoàn FPT ban hành ngày 5/12, FPT Smart Cloud (FCI) triển khai áp dụng quy định văn thư, lưu trữ mới nhằm bảo đảm thống nhất, đúng quy trình trong công tác quản lý và phát hành văn bản. 

Theo đó, từ ngày 1/1/2026, mỗi phòng ban tại FCI sẽ sử dụng bộ sổ riêng để cấp số văn bản trên hệ thống. Khi có nhu cầu lấy số văn bản để phát hành, các phòng ban liên hệ Phòng Hành chính, đầu mối hỗ trợ là chị Trần Lan Oanh (Oanhtl) hoặc chị Trần Thái Vy (Vytt8), để được cấp số chính xác và kịp thời. 

Theo quy định, số và thời gian ban hành văn bản được cấp theo thứ tự và trình tự thời gian phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản của FCI và Hệ thống quản lý văn bản chung của Tập đoàn FPT. Số văn bản là số tự nhiên, bắt đầu từ số 01 cho văn bản đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của văn bản cuối cùng trong ngày làm việc cuối năm. 

Đối với văn bản giấy, việc cấp số và thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản điện tử, số và thời gian ban hành được cấp trực tiếp thông qua chức năng của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. 

Về ký hiệu văn bản, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt của tên loại văn bản theo Phụ lục III Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và tên Công ty. 

Cách ghi số và ký hiệu văn bản được áp dụng thống nhất. Với văn bản có tên loại, định dạng là Số thứ tự/Ký hiệu loại văn bản/Tên viết tắt Công ty – Đơn vị soạn thảo, ví dụ: 123/QĐ/FCI–AD hoặc 123/BC/FCI–AF. Với công văn, định dạng là Số thứ tự/Tên viết tắt Công ty – Tên viết tắt Đơn vị soạn thảo, ví dụ: 123/FCI–AD hoặc 123/FCI–HR. 

Vơi quy định mới này, người FCI cũng như các phòng ban nghiêm túc thực hiện để công tác văn thư, lưu trữ được triển khai đồng bộ, đúng quy định, hạn chế sai sót trong quá trình phát hành văn bản. 

Dưa Lê